Salam Alaik. Maaf ganggu semua. Mungkin ini terlalu awal, tapi nak post sekarang sebelum serabut dengan peperiksaan untuk sama-sama fikirkan .
"KERTAS KERJA CADANGAN PENGEMASKINIAN DROPBOX GENX"
Salam Alaik. disini saya kemukakan kertas kerja cadangan pengemaskinian Dropbox GenX sebeagai persediaan untuk tahun 2013/2014.
1) Pengenalpastian Masalah :
a) Dropbox akan digunakan oleh ahli-ahli GenX sebagai media perkongsian fail sesama ahli sehingga tamat pengajian di Cairo University. Dokumen2 dari tahun2 yang sudah lepas perlu diarkibkan dengan betul bagi :
i) Mengurangkan jumlah dokumen di dalam Dropbox, khususnya dokumen-dokumen yang sudah jarang diakses.
ii) Menyimpan dokumen-dokumen lama untuk tujuan rujukan.
ii) Menjadikan dokumen di dalam Dropbox tersusun atur lebih rapi dan kemas.
b) Tiada folder am untuk kegunaan kedua-dua ikhwah dah akhawat. Sehingga kini, GenX mempunyai dua folder yang berbeza untuk ikhwah dan akhawat. Sehubungan itu berlaku pengulangan (redundancy) dokumen di dalam folder-folder tersebut.
c) Folder di dalam dropbox hanya diasingkan mengikut subjek. Terlalu banyak dokumen disimpan di dalam satu2 folder dan nampak kurang rapi.
2) Cadangan Penyelesaian Masalah :
a) Dokumen2 dari tahun2 sudah akan diarkib mengikut tahun di dalam aplikasi perkongsian yang lain. Walau bagaimanapun, keputusan peperiksaan bagi tahun sebelumnya dicadang untuk terus disimpan di dalam folder dropbox ( di dalam folder khas yang akan dinamakan "Result) untuk tujuan rujukan. Aplikasi perkongisan fail alternatif yang dicadangkan adalah Copy kerana ia menawarkan ruang simpan data sebanyak 7GB. Dengan kaedah ini, aplikasi dropbox ahli genX tidak akan sesak dengan dokumen lama; yang ada hanyalah dokumen yang aktif digunakan pada tahun semasa. Pun begitu, dokumen di dalam arkib hanya boleh diedit oleh moderator. Ahli GenX masih boleh mengakses fail2 tersebut tetapi tidak boleh mengubahsuainya lagi.
b) GenX akan mewujudkan 3 jenis folder berbeza iaitu Ikhwah, Akhawat dan General. Untuk tujuan ini, setiap folder yang terdapat di dalam folder GenX ikhwah dan akhwat harus di salin sandar (backup) oleh AJK multimedia yang terlibat. kemudian, semua folder GenX sedia ada harus di buang ( delete). Setiap ahli GenX juga harus membuang folder GenX sedia ada yang berada di dalam telefon bimbit , komputer dan peranti mudah alih mereka jika mereka menggunakan aplikasi penyegerakan ( syncing applications) di dalam peranti-peranti tersebut. Seterusnya AJK multimedia GenX akan menilai folder2 yang sudah disalin sandar; sama ada untuk diarkib, diletakkan di dalam folder Ikhwah, Akhawat atau General, dibuang bagi fail-fail berulang dan seterusnya memuat naik fail-fail yang benar2 diperlukan pada tahun semasa ke folder dropbox.
c) Folder2 di dalam aplikasi dropbox GenX dicadang disusun dengan kaedah garis masa . Hierarki dibawah menerangkan bagaimana sistem ini digunakan :
GenX 2013>Ikhwah
Akhawat
General > Academic > Opthalmology > Sept- Dis (2013)
> Jan - Mac
> Apr - Mei
> Jun - Aug
> ComMed > Sept- Dis (2013)
> Jan - Mac
> Apr - Mei
> Jun - Aug
Melalui sistem ini, ahli GenX boleh meletekkan apa sahaja dokumen tanpa perlu dibahagikan mengikut format; .doc, .pdf, .ppt.
pun begitu, setiap tahun dibahagikan kepada 4 garis masa seperti diatas. dengan cara ini, ahli GenX dapat mencari dokumen dengan lebih mudah; berdasarkan tempoh bila dokumen tersebut dimuat naik.
3) Cadangan Pengimplementasian Penyelesaian Masalah :
a) 1 Julai diletakkan sebagai tarikh pembekuan (freezing) sistem dropbox GenX. Selepas tarikh ini, semua ahli tidak boleh memuat turun atau memuat naik sebarang dokumen ke dalam folder Dropbox. bermula dari tarikh ini, AJK multimedia batch yang baru dilantik akan menyalin sandar dokumen-dokumen sedia ada di dalam dropbox kedalam komputer mereka. Seterusnya mereka akan menyusun fail-fail tersebut berdasarkan kaedah yang tersebut dalam 2(b)
b) 7 Julai diletakkan sebagai tarikh pembuangan ( Purging) sistem dropbox GenX . Semua ahli GenX harus membuang folder dropbox sedia ada didalam peranti mereka. Ini bagi mengelakkan masalah penyegerakan semula ( resyncing) folder-folder yang sudah dibuang.
c) 10 Julai diletakkan sebagai tarikh penambahan semula ahli-ahli GenX ( adding user) ke sistem dropbox yang baru. Dropbox harus berfungsi dengan baik sebelum keputusan peperiksaan tahun 3 keluar bagi memudahkan ahli-ahli GenX berurusan.
sekian terima kasih.
